Trong thời đại công nghệ số, với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ 5G và internet, các doanh nghiệp ngày càng cần đến những giải pháp họp trực tuyến để kết nối nhiều chi nhánh, đội ngũ làm việc từ xa, và đối tác trên toàn cầu. Hệ thống âm thanh phòng họp trực tuyến ra đời giúp đảm bảo chất lượng truyền tải âm thanh rõ ràng, đồng thời hỗ trợ các tính năng ghi âm và lưu trữ, giúp tối ưu hóa quá trình giao tiếp và làm việc hiệu quả.
Hệ thống âm thanh phòng họp trực tuyến là gì?
Chúng ta thường biết đến các cuộc họp trực tiếp với nhiều quy mô khác nhau, với khoảng 2 đến 10 người, ngồi thành vòng tròn và trao đổi trực tiếp với nhau. Dạng họp này tương đối đơn giản và dễ dàng tổ chức.
Khi nhu cầu khách hàng phát triển, việc tổ chức các cuộc họp với quy mô lớn hơn và nhiều người tham dự hơn trở nên phổ biến. Trong những trường hợp này, vấn đề truyền tải trở nên phức tạp và không còn dễ dàng như trong các cuộc họp quy mô nhỏ. Để giải quyết vấn đề này, chúng ta cần sử dụng các thiết bị âm thanh hỗ trợ quá trình giao tiếp giữa các đại biểu trong các phòng họp lớn.
Tuy nhiên, hiện nay, nhờ vào việc ứng dụng công nghệ truyền tín hiệu qua mạng, nhiều giải pháp âm thanh cho phòng họp đã ra đời, phục vụ cho cả các cuộc họp quy mô lớn, họp từ xa và họp giữa nhiều điểm cầu khác nhau. Các thiết bị âm thanh này được gọi là hệ thống âm thanh phòng họp trực tuyến, giúp kết nối và truyền tải thông tin một cách hiệu quả, bất chấp khoảng cách địa lý.
Giải pháp phòng họp trực tuyến gồm những thiết bị gì?
Với sự phát triển của internet và công nghệ, nhu cầu hội họp cũng đã thay đổi theo hướng đa dạng về hình thức và không gian. Điều này dẫn đến sự gia tăng nhu cầu thiết kế hệ thống âm thanh phòng họp trực tuyến. Có hai cách chính để vận hành và setup một phòng họp trực tuyến: sử dụng phần mềm trực tuyến và sử dụng thiết bị trực tuyến phần cứng.
Sử dụng phần mềm trực tuyến
Để setup cuộc họp qua phần mềm họp trực tuyến, bạn chỉ cần chuẩn bị các thiết bị cơ bản như laptop, máy tính bảng, hoặc PC có kết nối mạng Wifi ổn định. Sau đó, cần tải và cài đặt các ứng dụng phần mềm hỗ trợ họp trực tuyến phổ biến như Skype, Zalo, Facebook Meeting, Google Meeting, Zoom, Go to meeting, Cisco Webex, v.v.
Ưu điểm của giải pháp họp trực tuyến qua phần mềm
- Dễ dàng thiết lập: Chỉ cần thiết bị cơ bản và có kết nối internet, bạn đã có thể tải ứng dụng và cài đặt thiết lập cuộc họp.
- Chi phí thấp: Với giải pháp thiết lập cuộc họp bằng phần mềm trực tuyến, bạn không cần đầu tư nhiều vào thiết bị phần cứng.
- Linh hoạt: Phù hợp cho các cuộc họp nhỏ với 2-3 người ở các địa điểm khác nhau.
- Ứng dụng của giải pháp: Giải pháp này rất phù hợp cho phòng họp trực tuyến cho doanh nghiệp, cần họp báo cáo hoặc trao đổi thông tin thường xuyên giữa các địa điểm xa nhau. Nó cung cấp sự tiện lợi và linh hoạt cho các cuộc họp nhỏ, không đòi hi sự chuyên nghiệp cao.
Hạn chế của giải pháp họp trực tuyến qua phần mềm
Hệ thống âm thanh phòng họp trực tuyến qua phần mềm không đảm bảo sự ổn định và tính chuyên nghiệp cần thiết cho các phòng họp lớn và quan trọng. Do đó, nó không phù hợp cho các cuộc họp có tính chất quan trọng cao như của bộ công an, UBND thành phố, hoặc các cơ quan chính phủ, nơi yêu cầu độ ổn định và bảo mật cao hơn.
Họp thông qua thiết bị phần cứng
Đối với các công ty và trụ sở muốn có giải pháp chuyên nghiệp, phục vụ nhu cầu hội họp trực tuyến thường xuyên, việc sử dụng cấu hình thiết bị trực tuyến phần cứng là lựa chọn tối ưu. Hệ thống này mang lại độ ổn định cao, chất lượng âm thanh và hình ảnh vượt trội, phù hợp với các cuộc họp quan trọng và yêu cầu tính bảo mật.
Tại phòng họp điểm cầu nhánh
Các thiết bị phòng họp trực tuyến được dùng trong hệ thống họp trực tuyến bao gồm hệ thống camera trực tuyến, hệ thống âm thanh hội nghị hội thảo cơ bản, màn hình LCD, máy chiếu, License….. đến từ các thương hiệu nổi tiếng như Polycom, Sony, AVer, Cisco, Logitech, Evaya, và Yealink.
Tại phòng họp điểm cầu chính trong họp trực tuyến
Các thiết bị cần trang bị bao gồm camera trực tuyến, codec, license, hệ thống âm thanh hội nghị hội thảo cơ bản bao gồm loa, micro và bộ trung tâm, màn hình hiển thị nội dung như LCD hoặc máy chiếu, và case máy tính để điều khiển và quản lý hệ thống.
Lựa chọn loa cho phòng họp phụ thuộc vào diện tích: loa nhỏ phù hợp cho không gian nhỏ, loa công suất lớn dành cho phòng họp lớn, loa âm trần cho không gian cần tính thẩm mỹ, loa treo tường nhỏ gọn hoặc loa sân khấu hội trường.
Micro cổ ngỗng được ưu tiên cho các cuộc họp cố định, trong khi micro cầm tay hoặc micro cài áo dành cho người thuyết trình có nhu cầu di chuyển.
Hình ảnh và ghi âm cũng là yếu tố quan trọng, với camera và màn hình trình chiếu giúp truyền tải hình ảnh sinh động, mô tả lời nói tốt hơn, cùng hệ thống thiết bị hội thảo và bộ điều khiển trung tâm có chức năng ghi âm cuộc họp, lưu trữ trong bộ nhớ trong hoặc thẻ nhớ USB để sử dụng trong tương lai nếu cần.
Ưu điểm khi họp qua thiết bị phần cứng
- Chất lượng cao đảm bảo truyền tải âm thanh và hình ảnh rõ ràng, không bị gián đoạn.
- Tính chuyên nghiệp phù hợp cho các cuộc họp quan trọng và yêu cầu cao về bảo mật.
- Ổn định và đáng tin cậy, đáp ứng nhu cầu hội họp trực tuyến thường xuyên và quy mô lớn.
Hệ thống âm thanh phòng họp trực tuyến là giải pháp tối ưu cho các doanh nghiệp và tổ chức trong thời đại công nghệ số. Với sự kết hợp của các thiết bị hiện đại và phần mềm tiên tiến, hệ thống này không chỉ đảm bảo chất lượng âm thanh, hình ảnh rõ nét mà còn nâng cao hiệu quả giao tiếp và hợp tác từ xa. Việc lựa chọn và đầu tư lắp đặt hệ thống âm thanh phòng họp phù hợp giúp doanh nghiệp đáp ứng linh hoạt mọi nhu cầu hội họp, từ các cuộc họp nhỏ đến các sự kiện lớn, chuyên nghiệp, tạo nền tảng vững chắc cho sự phát triển bền vững và hiệu quả.
